Automatizar tareas para ser más productivo

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Cada día, dedicamos un montón de tiempo a realizar las mismas tareas una y otra vez. No somos conscientes del tiempo que podríamos ahorrarnos si nos decidimos a automatizar tareas día a día, de forma que seamos mucho más productivos en nuestros procesos, ahorrando tiempo que podremos dedicar a otras cosas. Creéme, son muchas horas las que podemos ahorrar.

¿Qué es la automatización?

Aplicación de máquinas o de procedimientos automáticos en la realización de un proceso o en una industria.

Esta es la definición de automatización. Dicho de otra forma, automatizar tareas consiste en «programar» una serie de pasos que realicemos de forma regular y que se repiten, para que estos se realicen de forma automática, sin que tengamos que hacerlos uno a uno cada vez.

Ejemplos de tareas a automatizar

Dicho así puede que aún no te hagas bien a la idea de lo que significa automatizar tareas. A continuación te dejo algunos ejemplos de tareas que puedes automatizar en tu día a día y aún no lo estás haciendo:

  • Redacción de determinados textos o emails que comparten la mayor parte del contenido en muchas ocasiones, como emails en los que ofreces tus servicios, respondes a una petición de presupuesto por parte de un cliente o le envías una factura.
  • Compartir cada nuevo post de tu blog en redes sociales.
  • Mandar un email a un cliente cada vez que tiene una nueva compra en su ecommerce.
  • Crear una factura en pdf y almacenarla en una carpeta en Google Drive o Dropbox, cada vez que realizas una venta mediante la pasarela de pago de tu e-commerce.
  • Apagar las luces de casa cuando nos vamos y encender la calefacción media hora antes de que suene el despertador.

Hay un montón de tareas más que puedes automatizar, seguro que con estos pequeños ejemplos, ya te haces una idea de por dónde van los tiros y te han venido a la cabeza un par de tareas que puedes empezar a automatizar para ser una persona más productiva.

Herramientas de automatización

Por supuesto, no tenemos que crear estas automatizaciones por nosotros mismos. Hay un montón de apps y servicios que se encargan de ello por nosotros. En general, son bastante sencillas de utilizar, pero en casi todos los casos, dependiendo de la cantidad de pasos y opciones que necesitemos añadir, la programación de las distintas tareas puede complicarse todo lo que queramos, incluyendo acciones condicionales…etc.

Estos son los servicios que yo más utilizo en mi día a día para ser más productivo.

  • Zapier: Zapier es un verdadero “todo en uno”. Es un servicio en el que están incluidos los servicios más populares (y van añadiendo más) que se utilizan en Internet, y permite que trabajen entre ellos mediante pequeñas acciones o “zaps”. Algunos están preprogamados para que los utilicemos directamente, pero es 100% personalizable y podemos crear nuestros propios zaps, teniendo como única limitación, los actions o acciones que cada servicio tenga definido previamente.
  • Textexpander: gracias a Textexpander, podemos guardar textos que escribimos con mucha frecuencia, e invocarlos mediante un atajo de teclado. Y no solo se limita a texto plano, sino que podemos añadir selectores, campos en blanco…etc. Sin duda, una herramienta que tienes que probar.
  • IFTTT: “IF This Then That” = “Si pasa esto, entonces…”. Aquí estamos ante una herramienta similar a Zapier, tiene app para iOS y Android y se basa en eventos o triggers que desencadenan acciones o actions.
  • Shortcuts: Y por último, tenemos a Shortcuts o Atajos, una app integrada dentro del sistema operativo iOS, que no es más que el resultado de la compra de Workflow por parte de Apple. Hace tiempo Apple adquirió esta compañía, con una solución software muy similar a IFTTT y la implementó en el sistema operativo iOS, de forma que las funcionalidades del sistema crecen de forma exponencial, pudiendo crear flujos de trabajo entre nuestras apps y las propias funciones del sistema para crear acciones complejas que trabajan por si solas.

Estas herramientas son algunas de las más populares y las que yo personalmente utilizo día a día. Mejor dicho, que trabajan por mi día a día, ya que lo mejor de automatizar tareas es que, una vez programadas y automatizadas no hay que interactuar con ellas, ¡se encargan de todo por nosotros!

Más adelante, en próximos posts y cursos, hablaré más en detenimiento de cada uno de estos servicios. Opciones que tienen disponibles, planes de precios, limitaciones…y muchas cosas más.

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